سكرتير تنفيذي

 

الهـــــــدف:

تنفيذ و متابعة لأعمال سكرتارية، وتنظيم الدورة ألمستنديه لمكتب المدير العام ونائبة.

 

المهـــــــام:

  • تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية.
  • تنظيم الملفات والمستندات والسجلات.
  • استقبال مكالمات الهاتف ورسائل البريد الإلكتروني.
  • الترحيب بالضيوف.
  • تحضير قاعات الاجتماعات والمؤتمرات.
  • حضور الاجتماعات وإعداد المحاضر مشتملة مجريات وقرارات الاجتماع.
  • تحضير المستندات والوثائق والتعديل عليها.
  • التأكد من تنفيذ القرارات الإدارية بالشكل الصحيح.
  • طباعة النصوص المكتوبة بعد تحريرها.
  • ابتكار أنظمة ترتيب الملفات سواًء كانت يدوية أم حاسوبية.
  • ترتيب وإعداد جداول الأعمال.
  • كتابة التقارير الإدارية بشكل دوري.
  • تحديد مواعيد اللقاءات.
  • التواصل مع الأقسام المختلفة في المركز.
  • قراءة وتدقيق المحتوى وتصحيح الأخطاء والتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والقواعدية.
  • كتابة مختلف أنواع النصوص وأهمها الخطابات الرسمية والمقالات الطويلة والمقالات القصيرة والتحريرات الصحفية والمنشورات.
  • تقديم وإعداد التقارير الدورية.
  • إجراء المقابلات مع الأشخاص المراد الحصول منهم على بعض المعلومات.
  • مراجعة وتحرير الكتب والمقالات.
  • اقتراح وكتابة عناوين ورؤوس أقلام تناسب المحتوى.
  • إضافة التعليقات والملاحظات على النصوص التي تحتاج إلى تحسين.
  • التأكد من صحة استخدام علامات الترقيم.
  • إعادة كتابة وصياغة بعض الأفكار غير الواضحة حتى يستطيع القارئ فهمها بشكل أفضل.
  • تدقيق ومراجعة صحة المصادر المرجعية.
  • تحديد المواد والمحتويات المراد نشرها.
  • العمل بشكل مباشر مع الكتاب لمساعدتهم على كتابة وصياغة النصوص والأفكار.
  • تحليل البيانات المتعلقة بالنصوص وتحليل سياسات التحرير الخاصة التي ينتهجها المركز.
  • تطوير وتحديث المحتوى من فترة إلى أخرى.
  • التأكد من توفير مساحة تكفي لإرفاق المحتوى المكتوب والمحرر بالصور والرسومات التوضيحية والتي تساعد على فهم النص والتفاعل معه بشكل أكبر.
  • الموافقة على النسخ النهائية للنصوص بعد تحريرها.
  • القيام بأية مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة.
  • أية مهمة أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه .

 

متطلبات الوظيفة :

  • المؤهل التعليمي: شهادة الدبلوم في السكرتارية التنفيذية و يفضل درجة البكالوريوس في تخصص إدارة أو إدارة مكتبية
  • الخبرات: خبرة 5 سنوات لحملة الدبلوم و3 سنوات لحملة البكالوريوس  
  • القدرات والمهارات
    • إجادة التنظيم والترتيب والمتابعة
    • القدرة على الاتصال الفعال وإنجاز الأعمال
    • حسن المظهر والسلوك وتحمل ضغوط العمل
    • إتقان اللغتين العربية والإنجليزية .
    • إجادة الحاسب الآلي.

 

لتقديم على هذا الشاغر الوظيفي اضغط هنا